Raak je manuscript niet kwijt
Ik word bijna elk jaar wel een keer gebeld door een auteur die happend naar adem vertelt dat hij zijn tekst is kwijtgeraakt. 'Normaal maak ik altijd back-ups, maar nu was ik op vakantie en was ik vergeten de back-upschijf mee te nemen. Wat moet ik doen?' Tja, in paniek raken, heel hard tegen een tafelpoot schoppen en opnieuw beginnen, beter advies kun je niet geven. Afgezien van tips om te voorkomen dat het nog een keer gebeurt.
Ik heb zelf ook artikelen en andere teksten verloren die mij uren kostten om opnieuw te schrijven - in de overtuiging dat het eindresultaat een slap aftreksel was van het origineel. Door schade en schande wijs geworden, voorkom ik dat het mij nog een keer overkomt met de volgende zeven voorzorgsmaatregelen.
Gebruik heldere mapindelingen. Maak van je harde schijf geen vuilnisbelt waar je artikelen, rapporten en manuscripten met een zaklamp moet zoeken, maar een keurig geordend magazijn waar alles logisch is ingedeeld, bijvoorbeeld naar soort en jaar. Dit maakt het niet alleen makkelijker om iets terug te vinden, maar ook aantrekkelijker om iets op te slaan. Vergelijk het maar met een nette keuken, daarin is het ook makkelijker om een schoon bord direct in de kast te zetten.
Doe aan versiebeheer. Als je langere tijd aan een tekst werkt, wat bij een manuscript altijd het geval is, is het altijd de moeite waard om verschillende versies te bewaren. Zo zou je bijvoorbeeld na elk hoofdstuk (of elke week) een nieuwe versie kunnen opslaan. Als je klaar bent met je boek, heb je misschien wel zevenentwintig versies in de map staan, maar wat maakt het uit, ze staan toch niemand in de weg? Het voordeel is dat als er iets misgaat met een bestand, er altijd nog een oude versie is. Daarnaast zul je als auteur de neiging hebben om hier en daar verbeteringen aan te brengen in eerder geschreven delen van het manuscript. In oudere versies kun je dan altijd nog zien wat de oorspronkelijke tekst was.
Zet automatisch opslaan aan. Bijna alle tekstverwerkingsprogramma's bieden de mogelijkheid om je bestanden automatisch op te slaan en/of een back-up te maken. Zet dit altijd aan, maar schakel hulp in als je niet helemaal begrijpt hoe het werkt. In veel rampgevallen waren auteurs onterecht in de veronderstelling dat ze deze optie correct hadden gekozen.
Sla je bestand op voordat je een woord hebt geschreven. Veel mensen gaan schrijven en slaan het bestand pas na een of twee uur op. In sommige tekstverwerkingsprogramma's is het bestand dan nog niet automatisch opgeslagen, en loop je dus een groot risico dat je alles kwijtraakt wat je hebt geschreven.
Blijf je bestand opslaan terwijl je schrijft. Wacht niet met opslaan tot je klaar bent met aanvullingen en wijzigingen, maar blijf je bestand regelmatig opslaan terwijl je schrijft. Hoe vaker, hoe beter. Ik ken een vormgever die er een gewoonte van heeft gemaakt om elke paar minuten zijn bestand op te slaan, hij denkt er niet meer bij na. Vertrouw er niet op dat het programma toch wel automatisch back-ups maakt, want volgens de wet van Murphy zijn die plotseling verdwenen op het moment dat je werk wordt onderbroken door een stroomstoring.
Maak backups van de volledige schijf. De schijven van elke computer waarop ik werk, worden continu en automatisch gebackupt, zowel op een externe fysieke harde schijf als online. Een externe harde schijf is tegenwoordig spotgoedkoop, en online backup is nog goedkoper. Moet je kiezen tussen een fysieke backup en een online backup? Ik zou dan altijd kiezen voor een online backup. Ik acht de kans nu eenmaal klein dat ik koffie mors op een online datacenter in Brussel.
Bewaar alles. Sommige auteurs zijn zo opruimerig van aard dat ze oude versies van hun manuscript, artikelen, rapporten, whitepapers en andere documenten die ze tijdens de research hebben gebruikt, deleten nadat ze klaar zijn met hun boek. Doe het niet. Bewaar alles, desnoods in een speciale rommelmap, waardoor je in geval van nood nog wat kunt opzoeken. Wij verwijderen niets. In elke projectmap maken we een map aan met de bestandsnaam 'Oud', waarin we bestanden bewaren die we anders zouden verwijderen. Het is meer dan eens gebeurd dat we daar een belangrijk document zochten en vonden.
Geerhard Bolte is uitgever van Uitgeverij Haystack en auteur van Zo schrijf je een goed managementboek. Heb je een vraag of een voorstel voor een boek? Stuur hem een mail of maak contact via LinkedIn.
Wil je zijn blog elke week automatisch ontvangen in je mailbox? Schrijf je hier in!
