Zo overleef je het slagveld van de correctiefunctie van Word
Auteurs schrikken zich vaak een ongeluk als ze een tekst terugkrijgen van een redacteur of een corrector. Deze heeft de correctiefunctie van Word gebruikt om zijn wijzigingen zichtbaar te maken, en de tekst ziet er plotseling uit als een slagveld. Hoe werkt die correctiefunctie en hoe kun je hem gebruiken als redacteur en als auteur? Een héél beknopte handleiding om het slagveld te overleven.
Let op: ik heb geprobeerd om rekening te houden met de verschillende instellingen van verschillende versies. Ga op zoek naar de exacte (on)mogelijkheden van jouw versie als je er niet uitkomt.
Correcties aanbrengen
Stel, je wilt de tekst van een ander corrigeren. Je zet de functie dan aan door in het Controleren-menu de optie Wijzigingen bijhouden aan te zetten.
Vervolgens kun je ervoor kiezen om alle wijzigingen die je aanbrengt te zien, of niet. Je doet dit door in het menu te kiezen voor bijvoorbeeld Alle markeringen of Geen markeringen. Als je kiest voor Geen markeringen, dan worden alle wijzigingen wel opgeslagen in het bestand, maar zijn ze niet zichtbaar op je scherm.
Je kunt niet alleen teksten corrigeren, je kunt er ook opmerkingen bij plaatsen. Ga op de gewenste plek staan en kies voor Nieuwe opmerking. De opmerking wordt dan op die plek ingevoegd.
Correcties en opmerkingen beoordelen
Stel, je hebt een manuscript geschreven. Een redacteur heeft het geredigeerd en daarbij allerlei wijzigingen aangebracht en opmerkingen in de tekst geplaatst. Als je het manuscript opent, ziet het er waarschijnlijk nogal onoverzichtelijk uit. Waar begin je dan?
Je zou bijvoorbeeld kunnen beginnen met het uitzetten van zichtbare wijzigingen waarin je niet geïnteresseerd bent, zoals bijvoorbeeld correcties van de opmaak. Vervolgens zou je de opmerkingen kunnen lezen en deze via het menu kunnen verwijderen als je ze hebt beoordeeld. Daarna zou je in detail alle individuele wijzigingen kunnen gaan beoordelen. Deze kun je één voor één accepteren of wijzigen. Maar als er veel wijzigingen in de tekst staan, kan dat wel eens een tijdrovende klus worden. In zo’n geval zou ik je aanraden om dat aan het einde van de beoordeling van de tekst in één keer te doen. Rechts van het icoon Accepteren zit een submenu waarin je kunt kiezen voor Alle wijzigingen accepteren.
Geerhard Bolte is uitgever van Uitgeverij Haystack en auteur van Zo schrijf je een goed managementboek. Heb je een vraag of een voorstel voor een boek? Stuur hem een mail of maak contact via LinkedIn.
Wil je zijn blog elke week automatisch ontvangen in je mailbox? Schrijf je hier in!
